Tổng quan về Quy tắc phân bổ

Quy tắc phân bổ là một tính năng của Cogover cho phép tự động phân bổ các bản ghi của đối tượng như Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Phiếu ghi,... đến đúng người phụ trách trong doanh nghiệp.

Người dùng có thể dễ dàng thiết lập lịch làm việc, điều kiện phân phối dựa trên thông tin của bản ghi hoặc tiêu chí của nhân sự, giúp hệ thống tự động chọn ra người phù hợp nhất để tiếp nhận và xử lý công việc.

Một số bài toán thực tế sử dụng Quy tắc phân bổ

Bài toán 1

Bối cảnh:

Một công ty bất động sản có nhiều nhân viên kinh doanh phụ trách các khu vực địa lý khác nhau và có chuyên môn riêng như: căn hộ, nhà phố, biệt thự, đất nền,...

Yêu cầu nghiệp vụ:

Khi một khách hàng tiềm năng mới được tạo hệ thống cần tự động phân bổ khách hàng đó cho đúng nhân viên dựa trên:

• Khu vực địa lý của khách hàng (tỉnh, thành phố).
• Loại bất động sản quan tâm.
• Tình trạng online của nhân viên (chỉ phân bổ cho nhân viên đang online).
• Tải công việc (ưu tiên người có ít khách hàng đang xử lý).
• Nếu không phân bổ được cho nhân sự nào, mặc định giao cho trưởng phòng kinh doanh.
• Sẽ thực hiện phân bổ lại nếu khách hàng thay đổi khu vực địa lý hoặc loại bất động sản quan tâm.

Bài toán 2

Bối cảnh:

Một công ty cung cấp giải pháp phần mềm doanh nghiệp (B2B), có đội ngũ tư vấn viên được phân chia theo ngành hàng và cấp độ ưu tiên của khách hàng tiềm năng (nóng, ấm, lạnh).

Yêu cầu nghiệp vụ:

Khi một khách hàng mới được tạo, hệ thống cần:

• Phân bổ nhân sự tư vấn phù hợp với ngành hàng mà khách hàng thuộc về (tài chính, sản xuất, bán lẻ,…).
• Ưu tiên nhân sự có kinh nghiệm từ 3 năm xử lý khách hàng ưu tiên cao (nóng), từ 2 năm xử lý khách hàng ấm, lạnh không yêu cầu.
• Xử lý theo ca làm việc (sáng, chiều, tối) nếu nhân sự làm việc theo ca:
  • Ca sáng: 08:00 AM - 12:00 PM.
  • Ca chiều: 01:30 PM - 05:30 PM.
  • Ca tối: 06:00 PM - 10:00 PM.
• Chỉ phân bổ khi nhân sự online
• Mỗi nhân sự có thể xử lý tối đa 100 khách hàng.

Bài toán 3

Bối cảnh:

• Loại hình: Bệnh viện tư nhân/quốc tế quy mô trung bình - lớn
• Đối tượng bệnh nhân: Cá nhân có bảo hiểm hoặc khám tự túc
• Phương thức đặt lịch: Website, App, Tổng đài, quầy lễ tân
• Dịch vụ khám: Theo chuyên khoa (Tim mạch, Nội tiết, Nhi, Da liễu, Tai - Mũi - Họng,...)

Yêu cầu nghiệp vụ:

• Gán đúng chuyên khoa. Dựa vào chuyên khoa khám bệnh được bệnh nhân chọn, chỉ chọn bác sĩ thuộc chuyên khoa đó.
• Lịch làm việc trống tại thời điểm đặt khám:
  • Bác sĩ phải trực vào khung giờ được chọn.
  • Trong lịch ca (sáng/chiều), có slot trống chưa đặt đủ lượt khám.
  • Chỉ phân bổ bệnh nhân khi đến đúng ngày khám đã đặt.
• Không vượt quá giới hạn lượt khám/ca, mỗi bác sĩ được phân bổ tối đa:
  • 20 lượt khám/ca sáng (8:00 AM - 11:59 AM trừ Chủ Nhật).
  • 20 lượt khám/ca chiều (01:30 PM - 05:30 PM trừ Chủ Nhật).
  • Khi số lượng đã đủ, không gán thêm.
• Ưu tiên phân bổ cho bác sĩ đã đăng ký trước, nếu không sẽ được tiến hành phân bổ bác sĩ khác.

Quản lý Danh sách quy tắc phân bổ

Truy cập màn hình Danh sách quy tắc phân bổ

Trong ứng dụng Settings, người dùng chọn mục Công cụ → Quy tắc phân bổ.

Mô tả các trường thông tin ở Danh sách quy tắc phân bổ

Người dùng nhấn vào đây và chọn đối tượng để lọc ra các quy tắc phân bổ của đối tượng đó.

Lưu ý: Chỉ những đối tượng đã được cấu hình trong Cấu hình chung mới có thể hiển thị lựa chọn.

Mỗi quy tắc phân bổ bao gồm các thông tin sau:

• Tên quy tắc phân bổ: Tên của quy tắc.
• Slug: Slug của quy tắc. Dùng để truy xuất dữ liệu của quy tắc thông qua API.
• Trạng thái: Có 2 trạng thái là Đang hoạt động và Ngừng hoạt động. Nếu Ngừng hoạt động, quy tắc sẽ không được thực thi.
• Mô tả: Đoạn văn bản mô tả ý nghĩa của quy tắc.
• Người tạo: Tên của người đã tạo quy tắc.
• Thời gian tạo: Thời điểm quy tắc được tạo.
• Thời gian cập nhật: Thời gian quy tắc được chỉnh sửa hoặc cập nhật lần cuối.
• Người cập nhật: Tên của người đã thực hiện chỉnh sửa quy tắc gần đây nhất.
• Hành động: Các hành động người dùng có thể thực hiện trên mỗi quy tắc khi nhấn vào biểu tượng ⁝:
  • Xem chi tiết: Xem cấu hình của quy tắc.
  • Sửa: Chỉnh sửa cấu hình của quy tắc.
  • Ngừng hoạt động: Chuyển trạng thái của quy tắc thành Ngừng hoạt động.
  • Khôi phục hoạt động: Chuyển trạng thái của quy tắc thành Đang hoạt động.
  • Nhân bản: Tạo quy tắc phân bổ mới với các cấu hình giống quy tắc gốc.
  • Chạy: Chỉ hiển thị với quy tắc có trạng thái Đang hoạt động. Duyệt toàn bộ bản ghi của đối tượng và thực hiện phân bổ các bản ghi thỏa mãn quy tắc cho các nhân sự thỏa mãn điều kiện đã được cấu hình.
  • Xóa quy tắc phân bổ: Xóa cấu hình quy tắc phân bổ.

Bộ lọc

• Thanh tìm kiếm: Tìm kiếm theo tên của quy tắc.
• Slug: Tìm kiếm theo slug của quy tắc.
• Trạng thái: Lọc theo trạng thái Đang hoạt động và Ngừng hoạt động.
• Người tạo: Chọn một hoặc nhiều nhân sự để lọc ra các quy tắc được tạo bởi nhân sự đã chọn.
• Thời gian tạo: Chọn một khoảng ngày để lọc các quy tắc được tạo trong khoảng đó.
• Người cập nhật: Chọn một hoặc nhiều nhân sự để lọc ra các quy tắc được cập nhật lần cuối bởi nhân sự đã chọn.
• Thời gian cập nhật: Chọn một khoảng ngày để lọc các quy tắc được cập nhật lần cuối trong khoảng đó.

Cấu hình cột hiển thị

Người dùng nhấn nút Cài đặt → Cấu hình cột để tùy chỉnh cho các cột dữ liệu, có thể tùy chỉnh hiển thị các cột dữ liệu trên danh sách theo nhu cầu cá nhân.

Người dùng có thể:

• Chọn cột hiển thị: Xác định cột dữ liệu nào được phép hiển thị hoặc ẩn đi để phù hợp với yêu cầu công việc. Để thực hiện, tích chọn vào các cột cần hiển thị hoặc bỏ tích chọn các cột cần ẩn.

• Thay đổi thứ tự cột: Giữ chuột vào biểu tượng ≣ và kéo thả tới vị trí cần hiển thị. Cột sẽ hiển thị từ trái qua phải trên màn hình danh sách tương ứng với chiều từ trên xuống dưới của cửa sổ cấu hình cột.

  

Người dùng nhấn Áp dụng để lưu lại những cấu hình đã thay đổi.

Cấu hình Quy tắc phân bổ

Người dùng thực hiện theo các bước sau để cấu hình Quy tắc phân bổ:

1. Cấu hình Lịch làm việc.
2. Cấu hình chung cho Quy tắc phân bổ.
3. Tạo Quy tắc phân bổ cho từng đối tượng cụ thể.

Lịch sử phân bổ

Từ màn hình Danh sách quy tắc phân bổ, người dùng chọn đối tượng → Lịch sử phân bổ để tiến hành tạo quy tắc phân bổ cho đối tượng đó.

Màn hình Lịch sử phân bổ được hiển thị.