Tự động hóa quy trình trong hệ thống Cogover

Ứng dụng phổ biến của quy trình tự động

Quy trình tự động (Workflow) có thể áp dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, từ quản lý nội bộ đến chăm sóc khách hàng. Dưới đây là bảng minh họa một số lĩnh vực tiêu biểu và ví dụ quy trình có thể số hóa tự động:

Phân loại quy trình

Nhằm hỗ trợ được tất cả yêu cầu của doanh nghiệp, Cogover Workflow hỗ trợ ba loại quy trình sau:

• Manual Flow - Quy trình thông thường: Cho phép người dùng thực hiện từng bước bằng cách nhập dữ liệu vào các màn hình đã cấu hình sẵn, sau đó chuyển tiếp các bước khác theo thiết lập.
• Trigger Flow - Quy trình tự động theo thời gian: Khởi chạy theo lịch trình và tần suất được thiết lập trước, đảm bảo quy trình diễn ra đúng thời điểm.
• Schedule Flow - Quy trình thự động theo điều kiện: Khởi chạy khi đáp ứng điều kiện nhất định, giúp kích hoạt và thực hiện các công việc tiếp theo trong quy trình một cách tự động.

Các khái niệm thường gặp:

• Quy trình (Workflow) : Là chuỗi các bước công việc được thực hiện theo một trình tự nhất định để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể. Quy trình có thể được tự động hóa để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong vận hành.
• Lượt chạy (Instance/Run) : Là một lần thực thi của workflow, đại diện cho một chu trình xử lý từ bắt đầu đến hoàn thành. Mỗi lượt chạy có thể có dữ liệu và kết quả khác nhau, tùy vào đầu vào và điều kiện vận hành.
• Tiến trình (Process): Là trạng thái hoặc giai đoạn hiện tại của một lượt chạy trong workflow. Một workflow có thể bao gồm nhiều tiến trình song song hoặc tuần tự, mỗi tiến trình thực hiện một phần công việc cụ thể.
• Bước chạy (Step/Task): Là một hành động hoặc tác vụ trong workflow, thuộc một tiến trình cụ thể. Mỗi bước chạy có thể là một thao tác đơn lẻ như gửi email, cập nhật dữ liệu, phê duyệt.

Thành phần của workflow

• Task (Nhiệm vụ): Một đơn vị công việc cụ thể trong workflow, có thể do con người hoặc hệ thống thực hiện. Task trong Cogover Workflow chia làm 2 loại:

  • Manual Task: Công việc thủ công, bao gồm: User task.
  • Automated Task: Công việc tự động, bao gồm: Send Email, Send HTTP Request, Send Notification.

• Event (Sự kiện): Điểm đánh dấu xác định sự bắt đầu, kết thúc của quy trình. một quy trình sẽ bắt buộc phải có 2 sự kiện sau:

  • Start: Điểm bắt đầu của workflow.
  • End: Điểm kết thúc của workflow.

• Gateway (Cổng rẽ nhánh theo điều kiện): Điểm quy trình có thể rẽ nhánh dựa trên điều kiện. Cogover hỗ trợ 3 loại gateway:

  • Exclusive Gateway (XOR): Chọn duy nhất một nhánh dựa trên điều kiện.
  • Inclusive Gateway (OR): Có thể chọn một hoặc nhiều nhánh thỏa mãn điều kiện.
  • Parallel Gateway (AND): Thực thi tất cả các nhánh song song không dựa trên điều kiện.

• Tài nguyên (Resource): Các đối tượng có giá trị cố định (lấy từ biểu mẫu) hoặc được tính toán sẵn, được cấu hình trong hệ thống. Tài nguyên có thể được tái sử dụng trong nhiều workflow khác nhau. Ngoài tài nguyên có sẵn, Cogover Workflow hỗ trợ thêm hai lại tài nguyên do người dùng định nghĩa, đó là Công thức tính và Mẫu văn bản.

• Biến (Variable): Các giá trị động được tạo ra và cập nhật trong quá trình chạy workflow, dùng để lưu trữ thông tin, trạng thái hoặc kết quả trung gian.

Quy trình tạo Workflow cho doanh nghiệp trong Cogover

1. Doanh nghiệp có nhu cầu trước khi liên hệ (docs/diagram):

   • Xác định mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của quy trình.
   • Phác thảo sơ bộ về các bước và công việc cần thực hiện.

2. Doanh nghiệp thiết kế thành workflow (tính khả thi):

   • Xây dựng luồng công việc chi tiết, đánh giá tính khả thi và hiệu quả của quy trình.
   • Sử dụng tiêu chuẩn dựa trên BPMN (Business Process Model and Notation), DMN (Decision Model and Notation) và biểu mẫu được hỗ trợ bởi BPMN.

3. Số hóa/thiết kế trên Cogover: Dưới đây là các bước thông thường được áp dụng, quản trị viên có thể linh hoạt thay đổi thứ tự các bước khi cài đặt quy trình.

   • Bước 1: Tạo User Task – Định nghĩa các bước người dùng cần thực hiện trong quy trình.
   • Bước 2: Tạo tài nguyên & biến – Khai báo dữ liệu, biến, API cần thiết cho workflow.
   • Bước 3: Tạo Form – Thiết kế giao diện nhập liệu, sử dụng biến để hiển thị dữ liệu.
   • Bước 4: Thêm Gateway – Xác định điểm rẽ nhánh và hợp nhánh trong quy trình.
   • Bước 5: Đặt điều kiện rẽ nhánh và sgộp nhánh – Thiết lập logic điều hướng luồng công việc.
   • Bước 6: Tạo liên kết giữa các bước – Kết nối các thành phần để đảm bảo quy trình liền mạch.
   • Bước 7: Tạo phân quyền cho các bước/quy trình/lượt chạy - Cấu hình phân quyền để giới hạn theo đối tượng sử dụng.
   • Bước 8: Test/Chạy thử nghiệm/Debug – Kiểm tra, phát hiện lỗi và điều chỉnh để workflow hoạt động chính xác.